Lernen Sie die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen kennen, die die Basis für die CRM-Sicherheit bilden, sowie fortgeschrittene Formen der CRM-Sicherheit.
Der Schutz sensibler Kundendaten hat für Unternehmen jeder Größe und Branche höchste Priorität. Im Laufe der Zeit haben sich die CRM-Sicherheitsmaßnahmen deutlich weiterentwickelt und an die die aktuellen Sicherheitsherausforderungen angepasst.
In diesem Artikel werden sowohl die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen, die die Basis für die CRM-Sicherheit bilden, als auch fortgeschrittenere Formen der CRM-Sicherheit untersucht. Außerdem gehen wir auf die wachsende Bedeutung von Informationssicherheit und Qualitätskontrollen als Teil der CRM-Implementierung ein.
Traditionelle CRM-Sicherheitsmaßnahmen
Wenn es um den Schutz sensibler Kundendaten geht, stützen sich CRMs auf mehrere wichtige Sicherheitsmaßnahmen:
Sicherheit auf Benutzerebene
Die Sicherheit auf Benutzerebene umfasst die Kontrolle des Zugriffs auf CRM-Daten auf der Ebene der einzelnen Benutzer. Unternehmen weisen jedem Benutzer bestimmte Rollen und Berechtigungen zu, die sich nach seinen Aufgaben und Befugnissen richten. Dieses Sicherheitskonzept stellt sicher, dass die Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die sie zur effektiven Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
So können Vertriebsmitarbeiter beispielsweise nur Lesezugriff auf bestimmte Kundendatensätze haben, während Manager volle Bearbeitungsmöglichkeiten haben.
Die Sicherheit auf Benutzerebene ermöglicht die Durchsetzung des Prinzips der geringsten Privilegien, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Datenzugriffs oder einer Datenmanipulation verringert wird, indem der Zugriff jedes Benutzers auf wesentliche Funktionen und Daten innerhalb des CRM-Systems beschränkt wird.
Sicherheit auf Teamebene
Die Sicherheit auf Teamebene ist ein grundlegender Aspekt der CRM-Sicherheit und konzentriert sich auf die Definition von Zugriffsebenen und Berechtigungen für verschiedene Teams innerhalb einer Organisation. Durch die Segmentierung des Zugriffs auf der Grundlage von Teamrollen und Zuständigkeiten können Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informationen nur für autorisierte Teams zugänglich sind.
So haben beispielsweise Vertriebsteams Zugriff auf Kundeninformationen und Daten zur Vertriebspipeline, während Marketingteams Zugriff auf Kampagnenmetriken und Lead-Daten haben können. Sicherheit auf Teamebene hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern und das Risiko von Sicherheitsvorfällen zu minimieren, indem der Zugriff auf relevante Daten und Funktionen in CRM-Systemen eingeschränkt wird.
Sicherheit auf Feldebene
Die Sicherheit auf Feldebene ergänzt die Sicherheit auf Team- und Benutzerebene, indem sie eine Kontrolle über den Zugriff auf bestimmte Felder in CRM-Datensätzen ermöglicht. Unternehmen können den Zugriff auf sensible Datenfelder wie Sozialversicherungsnummern, Finanzinformationen oder vertrauliche Notizen einschränken und sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer diese Felder anzeigen oder ändern können. Die Sicherheit auf Feldebene hilft Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Datenschutzrichtlinien, indem sie den Zugriff unbefugter Benutzer auf sensible Informationen verhindert. Darüber hinaus wird das Risiko eines Datenverlusts oder einer Aufdeckung minimiert, indem der Zugriff auf sensible Datenfelder auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen eingeschränkt wird.
Durch die effektive Umsetzung dieser Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen den Zugang zu sensiblen Kundendaten kontrollieren, das Risiko von Datenschutzverletzungen mindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
Fortschritte bei der CRM-Sicherheit: Was HubSpot-Benutzer wissen sollten
Zu den fortschrittlicheren Formen der CRM-Sicherheit gehören neuere oder komplexere Techniken und Technologien zur Verbesserung des Datenschutzes und zur Minderung von Sicherheitsrisiken. Diese Funktionen gehen auf sich entwickelnde Bedrohungen und gesetzliche Anforderungen ein und bieten Unternehmen robustere Sicherheitsfunktionen.
HubSpot-Nutzer sollten die folgenden Verbesserungen im Bereich CRM-Sicherheit kennen:
1. Dynamische Datenmaskierung
Dynamische Datenmaskierung ist eine Sicherheitsfunktion, die Unternehmen dabei hilft, sensible Daten zu schützen, indem sie diese dynamisch auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Berechtigungen maskiert. Dynamische Datenmaskierung stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer sensible Daten in ihrer ursprünglichen Form sehen können, während sie vor nicht autorisierten Benutzern oder Anwendungen maskiert werden, wodurch das Risiko der Datenexposition und des unbefugten Zugriffs verringert wird.
Während Plattformen wie Salesforce diese Funktion von Haus aus bieten, können HubSpot-Benutzer Optionen wie die Integration von Systemen wie Nullafi in Betracht ziehen, um auf ähnliche Funktionen zuzugreifen.
2. Kontextbezogene Zugriffskontrolle
Bei der kontextbezogenen Zugriffskontrolle werden die Zugriffsberechtigungen der Benutzer auf der Grundlage von Kontextfaktoren wie dem Standort des Benutzers, dem Sicherheitsstatus des Geräts oder dem Zeitpunkt des Zugriffs angepasst. Die kontextbezogene Zugriffskontrolle unterstützt Unternehmen bei der Durchsetzung strengerer Authentifizierungs- und Autorisierungsrichtlinien und stellt sicher, dass Benutzer nur unter vordefinierten Bedingungen oder Kontexten auf CRM-Daten zugreifen können, wodurch das Risiko eines unbefugten Zugriffs und von Datenschutzverletzungen verringert wird.
Obwohl HubSpot in diesem Bereich im Vergleich zu einigen anderen CRM-Anbietern noch nicht so ausgereift ist, bietet es Funktionen wie die Beschränkung von Anmeldungen auf zulässige IPs, um die Zugriffskontrolle zu verbessern.
3. Prüfpfade und Protokollierung
HubSpot hat seine Protokollierungsfunktionen verbessert, um den Benutzern umfassende Prüfprotokolle zur Überwachung und Erkennung von Anomalien zur Verfügung zu stellen. Benutzer können jetzt auf Protokolle wie den Verlauf der Kontoanmeldung, der Sicherheitsaktivitäten und der Inhaltsaktivitäten zugreifen und so sicherheitsrelevante Ereignisse effektiv verfolgen und untersuchen. Audit Trails und Logging helfen Unternehmen, den Überblick über die Benutzeraktivitäten innerhalb des CRM-Systems zu behalten, erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ermöglichen die rechtzeitige Erkennung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.
4. Sicherer API-Zugang
Im Einklang mit den Best Practices der Branche hat HubSpot API-Schlüssel zugunsten von sichereren Alternativen wie Private App Keys und OAuth-Autorisierung abgeschafft. Diese Umstellung erhöht die Sicherheit des API-Zugriffs und trägt dazu bei, den unbefugten Zugriff auf CRM-Daten zu verhindern. Der sichere API-Zugriff stellt sicher, dass Anwendungen und Integrationen von Drittanbietern sicher mit dem CRM-System interagieren können, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert und die Integrität und Vertraulichkeit von Kundendaten gewährleistet wird.
5. Portal Security Health Panel
HubSpot hat das Sicherheitsstatus-Panel innerhalb des Portals eingeführt, mit dem Administratoren verschiedene Sicherheitsaspekte der Plattform überwachen und verbessern können. Diese Funktion bietet Einblicke und Empfehlungen, die Unternehmen dabei helfen, ihre CRM-Sicherheitslage zu verbessern und sich vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Das Security Health Panel bietet einen zentralen Überblick über sicherheitsrelevante Metriken und Empfehlungen, so dass Unternehmen proaktiv Sicherheitsschwachstellen und Compliance-Lücken innerhalb der CRM-Umgebung erkennen und beheben können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die CRM-Sicherheit kontinuierlich weiterentwickelt wird, um neuen Sicherheitsbedrohungen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dynamische Datenmaskierung, kontextbezogene Zugriffskontrolle, Prüfpfade und Protokollierung, sicherer API-Zugriff und das Portal Security Health Panel sind nur einige Beispiele dafür, wie Unternehmen ihre CRM-Sicherheitslage verbessern und sensible Kundendaten vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen schützen können.
Die Rolle von Informationssicherheit und Qualität bei CRM-Implementierungen
Unternehmen, die eine CRM-Implementierung anbieten, sollten ihr Engagement in kritischen Bereichen wie Informationssicherheit und Qualität durch eine unabhängige Bewertung und Akkreditierung nachweisen.
Dieser Aspekt ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:
- Risikominderung: Bei der Implementierung eines CRM-Systems wird eine große Menge an Daten, einschließlich Kundeninformationen, verarbeitet. Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Qualitätskontrollen riskieren Unternehmen Datenschutzverletzungen, die Nichteinhaltung von Vorschriften und Rufschädigung. Unabhängige Bewertungen helfen dabei, diese Risiken zu erkennen und proaktiv zu mindern.
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: In vielen Branchen gibt es strenge Vorschriften zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre. Unabhängige Zertifizierungen belegen die Einhaltung dieser Vorschriften und verringern das Risiko von rechtlichen Problemen und Strafen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Um Zertifizierungen zu erhalten, müssen Unternehmen robuste Verfahren für die Informationssicherheit und das Qualitätsmanagement einführen und aufrechterhalten. Diese Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung stellt sicher, dass sich die Systeme und Verfahren weiterentwickeln, um neuen Bedrohungen und Herausforderungen zu begegnen.
Bei Huble zeigen wir unser Engagement für die Datensicherheit durch die Zertifizierung nach ISO-Normen.
ISO-Zertifizierungen, einschließlich ISO 27001 (Information Security Management) und ISO 27701 (Privacy Information Management), sind entscheidend für die Validierung der Sicherheitspraktiken und -standards, die von Organisationen weltweit angewendet werden.
Durch die Einhaltung der ISO-Normen können Organisationen ihre Managementsysteme für die Informationssicherheit (ISMS) einrichten, umsetzen, pflegen und kontinuierlich verbessern. Die ISO-Zertifizierung umfasst strenge Bewertungen der Sicherheitspraktiken und gewährleistet die Übereinstimmung mit international anerkannten Standards für Datenschutz und Privatsphäre. Im Zusammenhang mit der CRM-Sicherheit dienen ISO-Zertifizierungen als Maßstab für die Bewertung der Sicherheitslage von Anbietern und deren Einhaltung von Best Practices der Branche.
Huble ist stolz darauf ISO/IEC 27001:2022 und ISO 9001:2015 Zertifizierungen in allen sieben Standorten und unterstreicht damit unser Engagement für Informationssicherheit und Qualität bei der CRM-Implementierung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die zukünftigen Trends im Bereich der CRM-Sicherheit durch eine stärkere Ausrichtung auf Compliance-Anforderungen und die wachsende Bedeutung von ISO-Zertifizierungen als Beweis für vertrauenswürdige Datenschutzpraktiken gekennzeichnet sein werden.
Werfen wir nun einen Blick auf die CRM-Sicherheit bei einer CRM-Implementierung und was Sie bei der Einführung eines neuen CRM beachten sollten.
Schritte zur Stärkung der CRM-Sicherheit bei der Auswahl eines neuen CRM-Systems
Vor der Auswahl eines CRM-Systems müssen Unternehmen ihre Sicherheitsbedürfnisse und Compliance-Anforderungen sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Plattform ihren Zielen entspricht.
Hier sind einige wichtige Überlegungen bevor der Implementierung:
- Bewertung des Sicherheitsbedarfs und der Compliance-Anforderungen
Der erste Schritt bei der Implementierung eines sicheren CRM-Systems besteht in einer gründlichen Bewertung des Sicherheitsbedarfs und der Compliance-Anforderungen des Unternehmens. Dazu gehört die Ermittlung der im CRM-System gespeicherten Datentypen, das Verständnis der gesetzlichen Anforderungen wie GDPR, CCPA oder branchenspezifische Standards sowie die Bewertung potenzieller Sicherheitsrisiken und Schwachstellen.
- Auswahl geeigneter CRM-Plattformen und -Tools
Sobald der Sicherheitsbedarf und die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften ermittelt wurden, können Unternehmen CRM-Plattformen und -Tools evaluieren, die erweiterte Sicherheitsfunktionen und -möglichkeiten bieten. Zu den wichtigsten Aspekten gehören Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierungsmechanismen, Prüfpfade und Compliance-Zertifizierungen. Unternehmen sollten CRM-Lösungen den Vorzug geben, die robuste Sicherheitskontrollen bieten und die Einhaltung von Branchenvorschriften unterstützen.
- Planung und Ausführung individueller Sicherheitskonfigurationen
Nach der Auswahl einer CRM-Plattform müssen Unternehmen benutzerdefinierte Sicherheitskonfigurationen planen und durchführen, um das System mit ihren Sicherheitsrichtlinien und -anforderungen in Einklang zu bringen. Dazu gehören die Definition von Benutzerrollen und -berechtigungen, die Konfiguration von Zugriffskontrollen, die Einrichtung von Datenverschlüsselung, die Aktivierung von Prüfprotokollen und die Implementierung anderer Sicherheitsmaßnahmen auf der Grundlage von Best Practices und gesetzlichen Richtlinien. Außerdem sollten Unternehmen ihre Sicherheitskonfigurationen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sich auf neue Bedrohungen und Compliance-Anforderungen einzustellen. Die Zusammenarbeit mit einem HubSpot-Partner kann Unternehmen während des gesamten Prozesses mit Fachwissen und Anleitung zur Seite stehen und sicherstellen, dass die Sicherheitsmaßnahmen effektiv und in Übereinstimmung mit den Branchenstandards umgesetzt werden.
Durch die Bewertung des Sicherheitsbedarfs, die Auswahl der richtigen CRM-Lösung und die Planung und Ausführung von benutzerdefinierten Sicherheitskonfigurationen können Unternehmen ihre CRM-Sicherheitslage verbessern und sensible Kundendaten vor unbefugtem Zugriff, Datenverletzungen und Verstößen gegen die Compliance schützen.
Fazit
Die Gewährleistung der CRM-Sicherheit umfasst mehr als nur die Implementierung grundlegender Schutzmaßnahmen; sie erfordert ein umfassendes Verständnis der sich entwickelnden Bedrohungen und der neuesten Sicherheitstechnologien.
Hier kann ein HubSpot-Partner unschätzbare Hilfe leisten. Unser Team ist mit den neuesten Entwicklungen vertraut und kann Ihnen zeigen, welche CRM-Sicherheitsoptionen Sie in HubSpot haben.
Von grundlegenden Prinzipien wie Sicherheit auf Team- und Benutzerebene bis hin zu fortgeschrittenen Techniken wie dynamischer Datenmaskierung und kontextbezogener Zugriffskontrolle können wir Ihnen bei der Entwicklung einer Sicherheitsstrategie helfen, die Ihren spezifischen Bedürfnissen und Compliance-Anforderungen gerecht wird.
Kontaktieren Sie unser Team noch heute um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können.
